Digitala möten påverkar prestation och mående

Digitala möten har blivit en självklar del av arbetslivet. Allt fler arbetsgivare rekryterar geografiskt utspridda team och erbjuder flexibilitet att arbeta från andra platser än kontoret för att kunna konkurrera om de främsta talangerna. Men det finns nackdelar med digitala möten, kopplat till hur vi mår och hur vi presterar.

Britta Nordin Forsberg är forskare inom organisation och ledarskap vid Mälardalens universitet. Hon forskar bland annat kring hur digitala mötesformer påverkar oss människor och vår kognitiva upplevelse av den tvådimensionella värld vi möter i just digitala möten.

Här listar hon varför digitala möten kan göra att vi människor både presterar och mår sämre.

Digital möteströtthet

Under pandemin blev digitala möten räddningen för många arbetsplatser. Arbetet kunde fortsätta utan att bidra till smittspridning på ett fullsatt kontor. De digitala tjänster som redan fanns, som Zoom, Teams och Skype, fick ett enormt uppsving. Samtidigt blev det tydligt att de digitala mötena verkade leda till en särskild slags trötthet, så kallad “zoom fatigue”. Än idag är det många som vittnar om att digitala möten ger upphov till en denna typ av kognitiva trötthet.

Kräver mer mentalt fokus

I ett fysiskt möte tolkar du hela tiden automatiskt den icke-verbala kommunikation som sker. När du inte ser någons hela kroppsspråk arbetar istället din hjärna hårt för att “fylla i luckorna”. Du behöver också anstränga dig mer i din egen kommunikation. När din lilla nickning inte märks, eller det hummande medhållet till det någon säger inte hörs, måste du hela tiden hitta sätt att tydligare visa vad du tycker. Det är helt enkelt ansträngande för din hjärna att begränsas till en tvådimensionell värld när du är anpassad till att leva tredimensionellt.

Att se andra på nära håll är stressande

I digitala möten sitter deltagare som framför en publik. Du ser dina kollegor vända rakt mot dig i stället för att uppmärksamheten riktas omväxlande mot olika personer utifrån vem som talar. Dessutom är “publiken” väldigt närgången. Deras ansikten är visuellt mycket nära ditt eget, och håller ögonkontakt med dig ovanligt mycket. Det tolkar din hjärna som en väldigt intensiv social interaktion. Att samtidigt se dig själv på skärmen bidrar till en självmedvetenhet som indirekt tar energi under mötet.

Du fastnar i onaturligt stillasittande

I digitala möten sitter du ofta mer stilla jämfört med fysiska möten. Dels för att inte “försvinna ur bild”, dels för att du inte behöver förflytta dig fysiskt mellan olika möten. När du också ser dig själv på skärmen, blir du mer självmedveten och anstränger dig för att vara stilla på ett sätt som egentligen inte är naturligt för dig.

Vi är på samma plats, men samtidigt inte

Att samlas i ett digitalt möte innebär en upplevelse av att vara på samma plats, samtidigt som du och dina kollegor faktiskt befinner sig i olika fysiska rum. Du ser olika hemmiljöer och kontorsrum i bakgrunden, eller konstruerade bakgrundsvyer. Ibland kanske någon deltar i ett möte samtidigt som de promenerar utomhus. Vårt fokus är på varandra men vi är fysiskt på olika platser, vilket skapar ett ”mentalt gränsland” som kan vara tröttande för våra hjärnor.

Kan försämra kreativitet och social gemenskap

Digitala möten blir mer uppgiftsorienterade och mindre relationsorienterade än fysiska möten. Samtidigt gör de digitala mötena det svårare att skapa resultat på jobbet tillsammans eftersom det naturliga sociala samspelet med andra på arbetsplatsen uteblir. Det extra fokus som digitala möten kräver har dessutom visat sig leda till minskat kreativt tänkande. När vi människor inte upplever gemenskap och tillhörighet mår vi sämre och presterar sämre.

Det finns också många fördelar

Det finns självklart många viktiga fördelar med digitala möten och distansarbete, annars skulle vi ha övergett dem efter pandemin, menar Britta Nordin Forsberg. Arbetsgivare kan sätta samman geografiskt spridda team som samlar den bästa kompetensen. Medarbetare kan minska sin pendlingstid genom att arbeta hemifrån. Internationella konferenser och möten kan genomföras på distans vilket kan minska resandet, öka hållbarheten och öka inkluderingen av deltagare.

Mer kunskap och förståelse behövs

- Vi kan inte, och ska inte stoppa utvecklingen mot ökad en digitalisering av arbetslivet. Däremot behöver vi en ökad kunskap och förståelse för vad digitaliseringen innebär för vår kognitiva förmåga och för våra hjärnor. När vi har kunskapen kan vi också jobba för att förändra och förbättra så att vi både presterar och mår bra i det digitaliserade arbetslivet, avslutar Britta Nordin Forsberg.