Evidensbaserat arbetssätt kunde förhindrat Millennium-haveriet

Den massiva nyhetsrapporteringen om införandet av journalsystemet Millennium i Region Västra Götaland är svår att missförstå. Millennium fungerar dåligt och motsvarar inte på långa vägar de krav som ett modernt journalsystem ska uppfylla. Detta är beklagligt, och ur forskningens perspektiv särskilt beklagligt eftersom det mesta av svårigheterna hade kunnat undvikas.

Nya digitala system måste inte ha barnsjukdomar och mötas av protester från användarna, i det här fallet vårdpersonal och patienter. Det finns nämligen väl etablerad kunskap om hur implementering kan och bör gå till.

1. Förstå komplexiteten och se det som en digital hälsointervention

För det första måste organisationer som ska digitalisera eller förnya digitala system förstå att förändringen inte kan likställas med byte av operativsystem i en dator eller en övergång från griffeltavla till whiteboard. Implementeringen av Millennium är inget annat än en digital hälsointervention: ett omfattande ingripande i dagliga rutiner och organisatoriska processer som påverkar tusentals användares hälsa, effektivitet, och självständighet. Det är också därför delar av Millennium omfattas av EU:s medicintekniska regelverk (MDR).

Redan detta faktum att användarna är så många, arbetar med så olika specialiseringar och till följd därav varierande rutiner – plus att patienterna har ytterligare andra behov – betyder att kraven på systemets funktioner blir högst varierande och omfattande. Ett nytt system måste i allt väsentligt kunna möta dessa, i synnerhet om de ska rullas ut samtidigt som verksamheten pågår för fullt.

2. Gör en grundlig behovsanalys

För det andra: Inget digitalt system blir bättre än behovsanalysen. Om vi tänker oss att vi ska beställa ett nytt kök åt våra grannar och gör det med våra egna preferenser och vanor i åtanke, kan vi vara nästan säkra på att det blir mindre lyckosamt, trots att vi ändå vet en del om matlagning och att det ska finnas spis, ugn, diskbänk, vattenblandare och så vidare.

Ändå ser vi samma misstag upprepa sig i stora organisationer. Vid både upphandlings- och implementeringsmoment saknas evidensperspektivet: att man redan från början formulerar behov och förväntade resultat i konkreta och mätbara termer, och därefter tar reda på vilka belägg som finns för att behoven kan uppfyllas, och slutligen bedöma förutsättningarna för det tänkta systemet att leverera detta.

Att komma fram till vilka behov man faktiskt har kräver inblandning av alla som kommer att beröras av interventionen som ska uppfylla behoven. I Millenniums fall är det i princip alla: från styrelsen till vårdpersonalen på golvet och till patienterna.

”Spara tid” och ”färre klick” är specifika utfall som har lyfts av flera grupper inom verksamheten. Sådana förväntade resultat är synnerligen mätbara och kan formuleras som krav redan vid upphandling. Ändå blev inte dessa önskemål verklighet – tidsåtgången tycks ha ökat och klicken blivit fler. Om sådana resultat var så viktiga för så många, var försvann de längs vägen? Togs det överhuvudtaget hänsyn till dessa viktiga systemegenskaper?

3. Säkra evidensunderlaget

Det är också viktigt att på förhand konsultera kunskapsläget för att försäkra sig om att en intervention verkligen fungerar och är effektiv och säker. I både vetenskapliga studier och myndighetsrapporter från USA – där Millennium har implementerats i stora vårdgivande organisationer – är det tydligt att stora problem har funnits, och fortsätter att finnas.

Användares preferenser och professioners erfarenheter är också viktiga underlag i evidensbaserad medicin, men som verkar ha missats eller rentav ignorerats. Att Millennium även saknade korrekt CE-märkning enligt MDR bara dagar innan det infördes skarpt – och som fortfarande kan ha fått en felaktig riskklassning – antyder också ett klart ointresse för bevis för funktionalitet och säkerhet.

4. Gör en ordentlig implementeringsplan

En robust implementeringsplan som inkluderar förändringsledning, utbildning och riskhantering, är ytterligare ett avgörande moment i ett evidensbaserat arbetssätt. En sådan plan utformas och dimensioneras dels utifrån vilken evidens man redan samlat in, dels utifrån en systematisk kartläggning av kompetenser, rutiner, och förändringsviljan inom organisationen. Ju bättre de förväntade resultaten, evidensen, och implementeringsplanen är förankrade inom en organisation, desto större sannolikhet att införandet blir framgångsrikt. I Västra Götaland förefaller utbildningsinsatserna ha varit alldeles för knappa, och för sent levererade. Personalen har varken känt sig bekväm eller förberedd.

Riskhanteringen var uppenbarligen ännu mer otillräcklig: att man skulle behöva dra ut sladden tills vidare är tydligt uttryck för detta. Hur många anställda och patienter kan påverkas negativt på grund ett längre nöduppehåll vid införandet? En sådan kalkyl ska också finnas med i en robust implementeringsplan. Konsekvenserna för vården i regionen, både hälsomässigt och ekonomiskt, kommer bli stora och långvariga på grund av denna försumlighet.

Undvik haveri och använd vetenskapligt beprövande metoder

Journalsystemen i Sverige behöver uppdateras, inget tvivel om detta. Men det är viktigt att följa en evidensbaserad ansats för att undvika misslyckanden som med Millennium. Det finns idag vetenskapligt beprövade metoder som kan användas i alla moment som ingår vid införande av en teknisk intervention inom vården. Bara för att Millennium är större än de flesta interventionerna betyder inte att det är ett undantag. Risken att inte arbeta evidensbaserat är att den önskade nyttan inte uppstår, och i stället orsakas skada.

Det är där man står just nu. Igen.

Vill du veta vad mer vi kan hjälpa till med?

Det erbjuder vi dig

Läs mer

Alla nyheter från Center för välfärdsförändring

Projekt och rapporter