Effektivisera arbetslivet och få mer tid för vila

Sommaren är för många en tid av ledighet. Dagar när tiden går långsammare, när vi hinner sova ut och umgås med varandra och oss själva. När vi skriver den här texten bär vi med oss minnet av lediga dagar då vi har badat, solat, myst (och bråkat) med våra barn, hälsat på gamla föräldrar utan att känna oss stressade, läst skönlitteratur, varit ineffektiva, onyttiga och känt oss utvilade.

Hela krönikan som pdf Pdf, 3.6 MB.

Som på de flesta andra arbetsplatser får vi också med jämna mellanrum nya digitala system som införs för att underlätta våra arbeten. Så också denna termin. Vi möts av informationen att ”När administrationen blir enklare genom det nya digitala systemet, kan vi göra mer av annat. Arbetet kan effektiviseras och mer tid kan läggas på sådant som skapar värde.” Efter initiala problem med inloggningar och nya gränssnitt brukar också nya digitala system innebära positiva erfarenheter. Våra arbeten blir oftast lättare och effektivare när vi använder oss av digitala verktyg. Även när vi irriterar oss på glömda lösenord och långsamma system vill ingen av oss gå tillbaka till pärmar, pappersscheman och instruktioner på anslagstavlor i korridoren. Allt var definitivt inte bättre förr.

Det är alltså inte konstigt att digitalisering ofta beskrivs i termer av effektivisering och värdeskapande. Men tyvärr visar flera studier att effektiviseringen ofta leder till att medarbetarna i stället för färre, får fler arbetsuppgifter eftersom kvarvarande arbetsuppgift tar kortare tid, eller att arbetsuppgifterna blir svårare, när de enklare arbetsuppgifterna tas över av de nya digitala verktygen. Och i samma takt skapas också nya arbetsuppgifter: kraven på att kontrollera, utvärdera, undersöka, kvalitetsredovisa, sköta administrativ rapportering och rutiner anpassade till designen av de nya digitala verktygen. Så även om digitaliseringen effektiviserar och skapar värde förändras tempot, handlingsutrymme och intensiteten i arbetet.

Det är alltså inte så konstigt att stressrelaterade sjukskrivningar i arbetslivet ökar. Redan år 2020 stod stressrelaterade besvär för drygt 40 procent av alla sjukskrivningar i Sverige och siffran har sedan dess stigit. Ingen annan sjukdomsdiagnos ökar lika snabbt. Vidare är cirka fyra av fem av dessa sjukskrivna kvinnor. Troligtvis arbetar majoriteten av dessa i sektorer med täta kontakter med andra människor (till exempel skola och vård), och dessutom har många kvinnor fortfarande huvudansvaret för relationerna i den egna familjen. Ett pussel som vi själva vet är komplicerat att lägga och ytterst svårt att effektivisera.

Tänk om vi skulle tänka om? Tänk om vi, just nu, har en unik möjlighet att minska effektiviteten i alla yrken och sektorer? Istället för att skapa flera rapporteringspunkter, kontroller och kundundersökningar, skulle vi kunna lägga tiden vi får över när vi effektiviserar genom digitala system på sådant som ökar vår livskvalitet både på och utanför våra arbetsplatser. Tänk om vi, varje gång vi inför ett nytt digitalt verktyg som effektiviserar arbetet, medvetet försöker tillvarata tiden vi skapar till att tillbringa mer tid med elever, brukare och kunder; till att njuta av en längre fikapaus med kollegorna, eller kanske till och med gå hem tidigare, för att vila eller hämta barnen på förskolan? Om vi kunde reducera arbetstiden i samma takt som vi digitaliserar skulle det ge stora effekter på den stressrelaterade hälsan.

1973 infördes 40 timmars arbetsvecka i Sverige. Sedan dess har i princip alla delar av arbetslivet effektiviserats genom digitaliseringen. Så istället för att göra mer, har vi just nu en unik möjlighet att göra mindre. Det är dags att vi vänder blicken från vad de digitala verktygen kan göra för effektiviteten, till vad de kan göra för människorna; för den gemensamma tiden, vilan, orken och hälsan.