Frågor och svar kring brister i styrning och kontroll på universitetet

Under förra året pågick ett stort analys- och utredningsarbete på Mälardalens universitet med att identifiera brister i styrning och kontroll under åren 2022-2025 på den dåvarande Akademin för innovation, design och teknik (IDT). Bland annat konstaterade man ett betydande ekonomiskt underskott men det blev också tydligt att IDT inte följt de regelverk och interna rutiner som finns för universitetet.

Universitetet är en myndighet och har som sådan ett ansvar att agera på felaktigheter som upptäckts och det arbetet pågår nu. Sedan 1 januari har universitetet en helt ny organisation, vilket är ett av flera initiativ för att komma till rätta med problemen.

Med anledning av det som pågår relaterat till brister i styrning, kontroll och efterlevnad så kommer här tre frågor till Anna Letterstål som är dekan på Teknisk och hälsovetenskaplig fakultet som leder ett verksamhetsförändringsarbete för att komma till rätta med dessa allvarliga brister.

1. Vad var det egentligen som hände på IDT?

Under perioden 2022-2025 har det inom akademin utvecklats ett stort ekonomiskt underskott som effekt av sammansatta brister i akademins ledning, regelefterlevnad, styrning och uppföljning. Då det uppdrag som akademin haft att vidta åtgärder för att hantera det ekonomiska underskottet inte visade sig vara tillräckliga inledde rektor inför årsskiftet 2024/2025 särskilda åtgärder. En tf akademichef tillsattes med uppgift att genomlysa verksamheten och initiera nödvändiga förändringar och under förra året bedrevs ett intensivt analys- och åtgärdsarbete. Stora delar av bristerna härleddes till den fd akademins forskningsverksamhet i Västerås.

Från den 1 januari 2026 återfinns fd IDT:s verksamhet inom Fakulteten för teknik och hälsovetenskaps samtliga tre institutioner och jag som dekan har ett särskilt uppdrag att leda det fortsatta analys- och åtgärdsarbetet. Fakultetsledningen har bl a konstaterat att det sedan tidigare år ackumulerade underskottet uppgår till -16, 8 mkr förutbildningsverksamheten samt -44, 4 mkr för forskning.

2. Och vad händer nu?

Fortsatta åtgärder pågår nu för att vi ska kunna betrygga den interna styrningen och kontrollen och få en långsiktig ekonomisk balans. Avsikten är att verksamhetens ackumulerade underskott ska vara återbetalt senast vid utgången av 2030.

Verksamhetsförändringsåtgärder antas komma f d IDT:s verksamhet på att beröra samtliga fakultetens tre institutioner men berör i störst utsträckning verksamheten i Västerås och särskilt då forskningsinriktningen Inbyggda System. Utöver åtgärder för en ekonomi i balans krävs insatser för att säkerställa en god kulturutveckling och en för verksamheten betryggande ledning, styrning, och kontroll samt regelefterlevnad.

Den nya fakultetsorganisationen som infördes 1 januari syftar till att, i högre grad än den organisationsform som vi lämnat, främja genomförandet av utbildning och forskning av hög kvalitet. Universitetet, och därmed alla som verkar inom universitetet, har skyldighet att aktivt bidra för att uppfylla kraven i förordningen om intern styrning och kontroll. På så sätt säkerställs att verksamheten genomförs och fungerar på ett betryggande sätt i god regelefterlevnad samt att oegentligheter undanröjs men också förebyggs. Vid misstanke om avvikelser har universitetet en skyldighet att åtgärda dessa och vid misstanke om allvarliga avvikelser kan det för detta krävas särskilt undersökande aktiviteter.

Jag har utsett projektledare och projektgrupp som i två delprojekt leder ett arbete i projektform för att definiera behov av verksamhetsförändring och i samarbete med berörda funktioner utforma en plan för att genomföra arbetet. Jag räknar med att ta beslut om verksamhetsförändringarna före sista april. Därefter sker en fortsättning med åtgärder både utifrån verksamhetsförändring och handlingsplan för ledning, styrning, kontroll och regelefterlevnad. Det kommer att vara mest fokus på Institutionen för datavetenskap och datateknik (IDD), men ekonomi i balans och handlingsplanen berör även fakultetens övriga två institutioner. Men det handlar också om att stärka både ledarskapet och medarbetarskapet, vi behöver tillsammans hitta nya arbetssätt – det ska vara lätt att göra rätt.

3. Hur har ledningen agerat i detta?

Universitetsledningen har sett problemen och har också agerat för att råda bot på en svår situation både ekonomiskt och kulturellt. Vi som universitet har skyldigheter både som arbetsgivare och som myndighet. Vi har en bra överblick och nu behöver vi agera på den information som vi har. Vi på universitet verkar i en förtroendebransch och tillämpar en tillitsbaserad styrning och ledning som gäller inom hela den statliga arbetsgivarpolitiken. Kringgår man däremot regelverket systematiskt och medvetet, därtill i allt för slutna miljöer, kan det tyvärr gå ganska långt innan det uppdagas. Därför är det av största vikt att vår verksamhet präglas av öppenhet, transparens och att alla har förutsättningar att agera på tidiga signaler.

Ledningen har agerat sedan problemen uppdagades och åtgärderna intensifierades när omfattningen av de samlade bristerna blev tydliga under 2025. Nu behöver vi hitta bra arbetsprocesser för att alla medarbetare ska känna sig trygga i sina roller. Vår stora interna omställning är ett svar på detta tillsammans med omorganisationen av verksamhetsstödet, men även det arbete som pågår kring chefsintroduktioner och utbildningar, tydliggörande av processer i samband med forskningsansökningar och tjänsteplanering, projektet kring det sammanhållna kvalitetssystemet och det nya intranätet som håller på att tas fram är viktiga pusselbitar som gör att vi kan säkra ledning, styrning, kontroll och regelefterlevnad.