Finns det skillnader mellan digitala och fysiska möten?

Jobbhösten är här igen och med den så fylls våra kalendrar nästan automatiskt med möten. I arbetslivet använder vi traditionellt sett möten för att fördela arbetsuppgifter och föra människor samman för att åstadkomma saker tillsammans. När digitala möten nu har blivit en naturlig del av arbetslivet utmanas detta sätt att se på möten.

Vid MDU pågår forskning kring just digitala möten och hur dessa påverkar oss människor.

Anna Uhlin, biträdande lektor i industriell ekonomi och organisation. I sin avhandling ”You´re on mute” (”Du är på ”mute”) har hon tittat närmare på fenomenet digitala möten. Hennes studie visar att digitala möten faktiskt är något annat än fysiska möten, och att det därför finns en del saker vi behöver förhålla oss till för att digitala möten ska bli just möten.

Skillnader mellan digitala och fysiska möten:

• Vid fysiska möten möts vi på en specifik plats och tid, med en specifik agenda och med specifikt inbjudna deltagare.
  
  
• Vid digitala möten behöver vi förhålla oss till att mötet sker på många platser samtidigt (till exempel i det gemensamma Teams-rummet, i chatten, i det fysiska rum där vi för tillfället befinner oss och så vidare).
  
  
• I det digitala mötet deltar vi också antingen med kamera på, med bara vår bild, med ljud på eller utan ljud.

- Vi behöver med andra ord vara mer utforskande och kreativa i digitala möten än i fysiska möten, eftersom vi i de digitala mötena behöver tolka splittrade delar av något som vi ska agera på som en helhet. Det kräver alltså en hel del mentalt arbete av oss, säger Anna Uhlin.

Digitala möten kräver mycket arbete

Därför menar Anna Uhlin att vi faktiskt kan vara rätt nöjda med att ”bara” ha genomfört det digitala mötet. Och när vi lyckas med att genomföra det digitala mötet, då kan vi börja åstadkomma något annat också.

- Eftersom digitala möten är ett relativt nytt fenomen, har vi precis börjat förstå och förhålla oss till hur de fungerar på en mellanmänsklig nivå. Digitala möten kräver så mycket av oss för att endast åstadkomma sådant som vi tar för givet när vi har ett fysiskt möte: tid, plats, deltagare och till viss del även syfte. Så tills vi vet mer om hur vi konkret gör för att få människor att komma samman i digitala möten behöver vi acceptera att det krävs mycket arbete under dessa, menar Anna Uhlin.

Så lyckas du med det digitala mötet – 4 tips från Anna Uhlin

1. Börja alltid med att ställa frågan: Varför har vi det här mötet, vad vill vi uppnå?
   
   
2. Ge alla samma möjligheter att påverka agenda och att förbereda sig inför mötet.
   
   
3. Jobba förebyggande med att fånga upp sådant som behöver avhandlas och kommunicera det inför mötet.
   
   
4. Jobba med att skapa liknande förutsättningar för alla deltagare – kamera på, mikrofoner som fungerar, tillgång till chatt (om det används) och en rutin för hur man begär ordet. Detta ger alla samma möjlighet att komma till tals.