Forskarens tips för en lyckad implementering

Det är mycket som implementeras i organisationer: nya arbetssätt, kunskap och processer. Ny teknik och administrativa system. Stort och smått som berör allt och inget, alla eller några få. Ny forskning visar att likheterna är många, oavsett vad det är som ska implementeras.

Ulrica von Thiele Schwarz, leg. psykolog och professor i psykologi på MDU, har forskat i ämnet om implementeringsprocesser och är nu bokaktuell med ”Implementeringsboken” tillsammans med Henna Hasson, professor i implementering vid Karolinska institutet och verksamhetschef för Centrum för epidemiologi och samhällsmedicin, Region Stockholm. Ulrica berättar:

– Implementering är den process då någonting nytt förs in, sprids, genomförs och integreras i en organisation. Avsikten är att uppnå någon typ av nytta.

Hur kan man kan uppnå goda resultat vid implementering, hur gör det nya bäst nytta?

– Genom att noggrant överväga om det som ska implementeras verkligen är den bästa lösningen på ett viktigt problem, så att man redan från början aktivt tar ställning till att det är värt det hårda arbete som ofta krävs för att lyckas med implementeringen. Det är viktigt att översätta abstrakt fluff till beskrivningar av vad folk faktiskt ska göra annorlunda och att jobba systematiskt men gradvis med att undanröja hinder för användandet. Implementering är ofta är mödosamt och risken att misslyckas är stor. Det krävs systematik och kunskap för att räta ut alla frågetecken, säger Ulrica.

Hur vet man om det nya verkligen gör nytta?

– Genom att tidigt formulera vad som menas med nytta, reda ut hur användandet ska se ut för att det ska leda till de avsedda resultaten och sedan nyfiket undersöka om det blir som man tänkt eller om justeringar behövs.

Hur blir man av med det gamla - det som inte längre behövs?

– Första steget är att överhuvudtaget ställa sig frågan vad som ska bort – det glöms ofta bort. Ibland kan det vara enkelt att bli av med det gamla om det ersätts av något som gör livet lättare, trevligare och lite bättre. Vid andra tillfällen så är det deimplementeringen, alltså avvecklingen, som är den stora huvudvärken. Som när det gamla är kärt, invant och tryggt, säger Ulrica.

Hur kan det nya integreras i det som redan pågår?

– Återigen är första steget att vara så konkret med det nya att det går att mejsla ut vad som är eller delvis nytt, och vad som är sådant som kanske redan finns och där det räcker med en justering.

Hur får man med sig de som inte vill ta sig an ännu en förändring?

– Först och främst kan det vara värt att dubbelkolla så att det verkligen är motivationsbrist och inte andra typer av hinder som att användarna inte vet vad de ska göra, är för krångligt eller omständligt att göra det som krävs. Sedan är det klokt att påminna sig om att inte alla förändringar är förbättringar – åtminstone inte för alla – och då är det ju mycket begärt att alla ska vara överförtjusta. Sedan kan det också vara trösterikt att alla inte måste gå i samma takt alla gånger. Låt de som är nyfikna springa först och tjurarna Ferdinand kika runt hörnet, för att så småningom övertygas av det de ser.

Vilka likheter finns mellan implementeringsprocessen av till exempel en ledarskapsmodell inom processindustrin och en ny medicinsk innovation inom sjukvården?

– Förvånansvärt mycket. Genom vår forskning har vi slagits av likheterna, oavsett vad det är ska implementeras. Utmaningarna, fallgroparna och de nödvändiga åtgärderna är i mångt och mycket desamma. Implementering handlar ju om människor i grund och botten. För organisationer som vill få in något nytt gäller det att hitta en balans mellan att saker och ting görs lika och att det finns utrymme för variation och handlingsutrymme, säger Ulrica von Thiele Schwarz.

Forskarens tre råd till dig som ska ta dig an ett förbättringsuppdrag där implementering ingår:

1. Skapa ett team att kroka arm med. Implementering gör sig sällan bra som soloräd.
   
   
2. Människor är logiska. Om de inte använder innovationen, så har de goda skäl för det. Ta reda på vad som hindrar och se det som din uppgift att undanröja hindren.
   
   
3. Planera lagom mycket för att sedan kunna testa och lära.
   
   

Forskarens tre råd till en organisation som ska implementera något:

1. Överväg noggrant om det som ska implementeras verkligen är den bästa lösningen på ett viktigt problem – och om inte, avstå från implementeringen.
   
   
2. Var beredda att hålla i och hålla ut – implementering är en process, inte en händelse.
   
   
3. Utgå från användarna i all planering.