Så undviker du fallgroparna med hybridmöten

Det senaste året har inneburit stora prövningar, men har också gett oss nya mötesformer. En sådan är hybridmötena, där interaktionen sker mellan mötesdeltagare som är på plats fysiskt, och de som är anslutna digitalt. Denna mötesform kan bli vanligare när nu kontor och arbetsplatser succesivt öppnar upp igen. Men för att dessa hybridmöten ska fungera optimalt, behöver man tänka till.

– Det finns en fara med att bara acceptera hybridmötena utan att först ha diskuterat riskerna med dem, säger Anna Uhlin, som forskar inom virtuella möten och virtuella team vid MDH.

Några av de fallgropar som blivit synliga genom pandemin och de digitala mötena är att de informella samtalen blir färre, att vi inte kan läsa av kroppsspråket hos de andra som deltar i mötet, att spontanitet och kreativitet minskar och att det är svårare att behålla fokus på mötet. Dessa fallgropar är minst lika viktiga att undgå, om inte än viktigare, när det kommer till hybridmöten.

– Det finns en fara med att bara acceptera hybridmötena utan att först ha identifierat och diskuterat riskerna med dem, säger Anna Uhlin. Att förstå dessa konsekvenser är viktigt av flera anledningar, till exempel för att veta hur vi ska fördela resurser som personal och pengar.

Tekniken kan påverka maktbalansen

Anna Uhlin är doktorand inom området industriell ekonomi och organisation. Hennes pågående forskning visar att det kan vara problematiskt när några mötesdeltagare är på plats i ett rum och andra finns med på distans. Detta eftersom både digitala möten och hybridmöten kan upplevas som exkluderande och tekniken kan bli en faktor som påverkar maktbalansen.

– Mycket pågår i rummet samtidigt som engagemanget i det som avhandlas kan vara relativt lågt hos deltagarna där, säger Anna Uhlin. De som är med på distans upplever att de får kämpa för att bli en del av det som pågår i mötet och för att skapa engagemang hos de andra. De beskriver det som att de måste vara fokuserade och inte missa sin chans att komma till tals, för de kan inte vänta till sedan. Det finns inget sedan för dem. Jag tolkar det som att det finns ett sedan för dem i rummet. De kan fortsätta diskussionen under rasten eller på vägen ut från mötet.

– Om vi ser tekniken som en aktör i mötet, som något som har möjlighet att agera och skapa riktning, då behöver vi titta på makt i mötet på ett annat sätt, säger Anna Uhlin. Tekniken har till exempel makt över vem som får en röst och vem som upplever en känsla av trygghet i mötet. Det påverkar i sin tur vad vi väljer att bidra med och därmed vad vi gemensamt (människa och teknik) kan åstadkomma i ett möte, säger Anna Uhlin.

Platsen och tekniken som aktörer

Anna Uhlin lyfter två saker som är specifika för de hybrida och digitala mötena och som kan ge konsekvenser för vad vi kan åstadkomma i dem:

• Det finns inte någon dörr att stänga in till mötesrummet. Du vet alltså inte vilka som faktiskt deltar eller lyssnar i bakgrunden på andra sidan skärmen. Det går inte att kontrollera detta, utan vi behöver vänja oss vid att det är så de hybrida och digitala mötena är.
  
  
• Webbkamera, mikrofon och skärm kräver ett annat förhållningssätt och ett annat slags fokus, till exempel för att identifiera vem det är som talar. Som deltagare blir du också högst medveten om dig själv och kan känna dig obekväm vid tanken på att din bild visas på storbildsskärm.

Vi har lärt oss digitalt engagemang

I spåren av coronapandemin har vi blivit mer vana att jobba digitalt och vi har även tvingats till att på riktigt engagera oss även under digitala möten. Det går inte längre att vänta tills vi ”ses på riktigt” eftersom vi inte vet när det blir.

– Man pratar ofta om att det inte finns utrymme för kreativitet och spontanitet i hybrida och digitala möten, men en sak vi ser är att det kan vara en mer aktiv handling att säga något under ett digitalt möte eftersom du måste aktivera din mikrofon när du ska tala, säger Anna Uhlin. Det här kan göra att vi mer än tidigare accepterar tystnad och tid för eftertanke och att vi därmed ges utrymme för såväl reflektion som kreativitet.

Så lyckas du med hybridmötet
– 4 tips från Anna Uhlin

Ett hybridmöte har deltagare både på plats och på distans. Utmaningen ligger i att skapa samma upplevelse och inkludering för alla som deltar i mötet, oavsett om man sitter i samma konferensrum eller digitalt.

1. Börja alltid med att ställa frågan: Varför har vi det här mötet, vad vill vi uppnå? Utgå från svaret för att avgöra vilken typ av möte ni behöver ha – fysiskt, distans eller hybrid.
   
   
2. Ge alla samma möjligheter att påverka agenda och att förbereda sig inför mötet, oavsett om de är på plats eller på distans.
   
   
3. Jobba därför förebyggande med att fånga upp sådant som behöver avhandlas och kommunicera det inför mötet. Att börja mötet med att ta upp sådant som de i rummet kom på i korridoren före mötet riskerar att skapa exkludering och att de som sitter på distans distanserar sig ytterligare.
   
   
4. Jobba med att skapa liknande förutsättningar för alla deltagare – kamera på både i det fysiska rummet och för de som är på distans, mikrofoner som fungerar, tillgång till chat (om det används) och en rutin för hur man begär ordet. Detta ger alla samma möjlighet att komma till tals oavsett om de sitter i rummet eller på distans.

Globala mål för hållbarhet

MDH bedriver forskning inom samtliga av FN:s globala mål för hållbarhet. Detta projekt har en tydlig koppling till mål nummer 8 Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt​.

Så arbetar MDH för att uppnå hållbarhet Länk till annan webbplats.